Praktisk guide · Apex Backoffice
Hvilke opgaver kan du give videre?
Som travl iværksætter eller direktør kan du opleve, at kalenderen flytter sig, indbakken vokser, og små opgaver bliver ved med at vende tilbage. Her er en praktisk måde at få øje på dem, du kan beskrive og få hjælp til.
Apex Backoffice tilbyder virtuel assistenthjælp på distancen, tilpasset virksomhedens behov. Arbejdsområderne er Kalender og indbakke, Kundesupport, Research og Andre administrative opgaver.
Tag guiden med som arbejdsark
Hent tjeklisten med de fire opgaveområder og en skabelon, du kan udfylde i hånden.
En opgave er værd at overveje, når den tager gentagen tid, kræver koordinering eller kan beskrives med et tydeligt resultat. Begynd med en afgrænset opgave, og aftal på forhånd, hvad der må håndteres selvstændigt, og hvad du vil godkende.
Planlægning
Kalenderstyring
Se efter møder, aftaler og ændringer, der kræver mange beskeder frem og tilbage. Kalenderhjælp kan for eksempel handle om at samle mødeønsker, finde tider inden for dine rammer og sørge for, at praktiske oplysninger følger invitationen.
Et genkendeligt eksempel
Når flere deltagere skal finde en mødetid, kan du beskrive dine mulige tidsrum, hvem der skal med, og om assistenten må sende invitationen eller først skal vise dig et forslag.
Henvendelser
Indbakke
Hvis vigtige beskeder drukner i nyhedsbreve, kvitteringer eller gentagne spørgsmål, kan arbejdet med indbakken afgrænses. Aftal hvilke beskeder der haster, hvad der kan sorteres, og hvilke svar der skal godkendes af dig.
Et genkendeligt eksempel
En opgave kan være at samle ubesvarede kundehenvendelser efter emne og markere, hvilke der kræver din beslutning, så du kan tage stilling ud fra en overskuelig liste.
Kunderelationer
Kundesupport
Gentagne spørgsmål, statusforespørgsler og opfølgninger er tegn på, at en del af kundesupporten måske kan beskrives som en fast arbejdsgang. Del eksisterende svar, tone og grænser for, hvornår en sag skal sendes videre til dig.
Et genkendeligt eksempel
Hvis kunder ofte spørger om det samme praktiske forhold, kan du samle de typiske spørgsmål og dine godkendte svar, så de kan bruges som udgangspunkt for henvendelserne.
Overblik
Research
Research bliver lettere at afgrænse, når du ved, hvilket spørgsmål svaret skal hjælpe dig med. Bed om kilder og en kort opsummering, så du kan vurdere oplysningerne og selv beslutte, hvad du vil gøre med dem.
Et genkendeligt eksempel
Før et møde kan en opgave være at samle offentligt tilgængelige oplysninger om et bestemt emne i en kort oversigt med links til de anvendte kilder.
En enkel opgavebrief
Beskriv opgaven i fire punkter
Du behøver ikke skrive en lang instruktion. Gør det tydeligt, hvad der skal ske, hvordan et færdigt resultat ser ud, hvad der kommer først, og hvornår du har brug for det.
- Opgave
- Hvad skal håndteres, og hvilke oplysninger eller rammer er relevante?
- Ønsket resultat
- Hvad vil du gerne modtage eller have gjort, når opgaven er færdig?
- Prioritet
- Hvad skal løses først, og hvad kan vente, hvis flere ting haster?
- Timing
- Hvornår er opgaven relevant, og er den enkeltstående eller tilbagevendende?
Eksempel på en kort beskrivelse
Opgave: Saml de ubesvarede henvendelser fra i dag. Resultat: En liste med emne og foreslået næste skridt. Prioritet: Kunder, der afventer svar, først. Timing: Send oversigten inden dagens afslutning.
Aftal også, hvilke systemer opgaven kræver adgang til, og hvornår noget skal lægges til din vurdering i stedet for at blive sendt eller ændret.
Næste skridt
Klar til at tage en opgave videre?
For travle iværksættere og direktører tilbyder Apex Backoffice virtuel assistenthjælp på distancen inden for administrativ hjælp, kundesupport eller kalenderstyring.
Arbejdsark
Tjekliste til opgaver, du kan overveje at give videre
For iværksættere og direktører. Apex Backoffice tilbyder virtuel assistenthjælp på distancen, tilpasset virksomhedens behov. Start med en afgrænset opgave.
Hvornår er en opgave værd at overveje?
Sæt kryds ved det, der passer på opgaven.
Min afgrænsede opgave
Kalenderstyring
Se efter møder, aftaler og ændringer, der kræver mange beskeder frem og tilbage.
Ejerens tidsrum og deltagere
Praktiske oplysninger til invitationen
Indbakke
Afgræns arbejdet med beskeder, så det er tydeligt, hvad der haster, kan sorteres eller kræver ejerens godkendelse.
Hvad haster?
Hvad kan sorteres, og hvad kræver godkendelse?
Kundesupport
Gentagne spørgsmål, statusforespørgsler og opfølgninger kan måske beskrives som en afgrænset arbejdsgang.
Typiske spørgsmål og godkendte svar
Eksisterende svar og tone
Hvornår skal noget sendes videre?
Research
Afgræns research ved at formulere, hvilket spørgsmål svaret skal hjælpe med at besvare.
Spørgsmålet, svaret skal hjælpe med
Punkter til den korte oversigt
Kildelinks
Beskriv opgaven i fire punkter
Skriv, hvad der skal ske, hvordan et færdigt resultat ser ud, hvad der kommer først, og hvornår du har brug for det.
Opgave — Hvad skal håndteres, og hvilke oplysninger eller rammer er relevante?
Ønsket resultat — Hvad vil du gerne modtage eller have gjort, når opgaven er færdig?
Prioritet — Hvad skal løses først, og hvad kan vente, hvis flere ting haster?
Timing — Hvornår er opgaven relevant, og er den enkeltstående eller tilbagevendende?
Eksempel fra guiden
Opgave: Saml ubesvarede henvendelser fra i dag. Resultat: En liste med emne og foreslået næste skridt. Prioritet: Kunder, der afventer svar, først. Timing: Send oversigten inden dagens afslutning.
Afklar adgang og ansvar
Notér påkrævet systemadgang, hvad assistenten må håndtere selvstændigt, hvad ejeren skal godkende eller vurdere, og hvornår noget må sendes eller ændres.
Systemer, der kræver adgang
Assistenten må håndtere selvstændigt
Kræver ejerens godkendelse eller vurdering
Må først sendes eller ændres, når